Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos
datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
CREAR UNA TABLA DINAMICA
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el
menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla .
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la
casilla de verificación La lista tiene encabezados.
Al final hacer clic en Aceptar.
Modificar los datos de una tabla
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores
sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien
sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad
una fila entera de datos (un registro).
Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos
los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si
nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si
queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro
vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios
registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar
siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en
el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar
al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.
Modificar la estructura de la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero
si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos
aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y
columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo
tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecera una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la
primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el menú Insertar,
en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.
Estilo de la tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno
de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas
o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última
columna.
En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna.
Ordenar una tabla de datos
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el
primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos
aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos
ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por
su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es
alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna
de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería
correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma
que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenació
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar
aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. Utilizando el Filtro (autofiltro). Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos
(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datosmarcando o desmarcando el botón Filtro).
Utilizar Filtros avanzados.
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de
diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde
indicaremos los criterios del filtrado.
En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen
en la condición, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones.
Si conoces Access, es parecido a indicar condiciones en la rejilla QBE de las consultas.
Por ejemplo, si queremos filtrar los registros de nombre Rosa, en la zona de criterios debajo de la celda
Nombre escribimos Rosa, esto equivale a definir la condición Nombre="Rosa".
Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, ponemos
directamente el valor Rosa, ahora si quisiéramos los registros cuyo código sea superior a 3 deberíamos
escribir en la celda inferior a la cabecera CODIGO, >3 para formar la condición Codigo > 3.
Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
Funciones de base de datos
Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando
unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que
entran en el recuento.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
Cómo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar
una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de
datos).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de cálculoPara
realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una línea en blanco debajo
de los nombres de campo en el rango de criterios
Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que
entran en el cálculo.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna años todos
los registros tienen completos sus datos.
Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando
unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que
entran en el cálculo.
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Biblia de Excel 2007
